Avis de confidentialité de signalement (Speaking Up) de MCEB
Cet avis s’applique à toute personne qui effectue un signalement par le biais des canaux fournis par Molson Coors Entreprise de Boissons (MCEB) pour signaler une mauvaise conduite sur le lieu de travail (les « canaux de dénonciation ») et à toute personne au sujet de laquelle un signalement est effectué par le biais des canaux de dénonciation. Le traitement des données décrit dans cet avis peut être limité selon les exigences du droit applicable.
Le service d’assistance téléphonique en matière d’éthique et de conformité de Molson Coors (« le service d’assistance téléphonique ») est un outil de signalement sécurisé que nos parties prenantes peuvent utiliser pour signaler des préoccupations liées à des violations potentielles de notre code de conduite commerciale, de la politique de l’entreprise ou d’une loi. Le service d’assistance téléphonique est hébergé par un fournisseur tiers, Convercent, afin de maintenir la confidentialité et l’anonymat à la demande et dans la mesure permise par la loi. Dans certaines juridictions, il est obligatoire que vous fournissiez votre nom, et cela est respecté dans l’outil de signalement lorsque vous soumettez un signalement.
Parmi les avantages il y a :
- Un accès confidentiel mondial à tout moment, disponible en ligne ou par téléphone en plusieurs langues; et
- Une méthode facilement accessible permettant aux employés, aux partenaires externes et aux autres parties prenantes de signaler une préoccupation.
Cet avis explique comment MCEB collecte, utilise et divulgue les données personnelles en relation avec le service d’assistance téléphonique. On entend par données personnelles toute information relative à une personne identifiée ou identifiable.
Données personnelles que nous traitons
MCEB traite les données personnelles par le biais du service d’assistance téléphonique dans la mesure nécessaire pour faire valoir nos intérêts légitimes en préparant un rapport, en menant une enquête et en traitant la préoccupation. Lorsque vous soumettez un signalement au service d’assistance téléphonique, vous recevrez un numéro de signalement que vous pourrez utiliser pour vérifier le statut du signalement. Dans le cadre d’un signalement, nous pouvons collecter et traiter des données personnelles, y compris l’identité du déclarant si celui-ci décide de ne pas rester anonyme, ainsi que le poste, l’emplacement et les coordonnées de :
- La personne qui soumet le signalement;
- La personne qui fait l’objet du signalement;
- D’autres personnes détenant des informations relatives au signalement;
- Les personnes chargées d’enquêter sur le signalement
De plus, les données personnelles peuvent être incluses dans :
- Les faits signalés au service d’assistance téléphonique;
- Des questions de suivi que l’on pourrait vous demander de clarifier;
- Les preuves recueillies au cours de l’enquête;
- Tout rapport généré dans le cadre de l’enquête;
- Toute mesure prise par MCEB et ses sociétés affiliées à la suite du signalement.
Le service d’assistance téléphonique n’est pas destiné à collecter ou à traiter des données personnelles sensibles (c’est-à-dire des informations sur l’origine raciale ou ethnique d’un individu, ses opinions politiques, ses convictions religieuses ou philosophiques, son appartenance syndicale, ses données génétiques, ses données biométriques, ses données concernant sa santé, ses données concernant sa vie ou son orientation sexuelle) ou des condamnations ou infractions pénales. Dans la mesure où ces données sont intrinsèques aux faits signalés par le biais du service d’assistance téléphonique, nous chercherons à minimiser toute collecte et tout traitement ultérieur de ces données.
Base légale
Nous sommes légalement tenus de fournir des canaux de dénonciation dans certains pays où nous exerçons nos activités. Là où le signalement relève de cette obligation légale, c’est sur cette base que nous traiterons ces données. Pour tout autre signalement, nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes de nous assurer que la conduite de nos employés et autres représentants est conforme à ce qui est requis par la loi, les normes du secteur et nos politiques et normes internes.
Partage de données/Avec qui nous pouvons partager vos données
Nous travaillons en partenariat avec un fournisseur tiers (Convercent) qui exploite le centre d’appels et le portail en ligne du service d’assistance téléphonique. Convercent collecte les données relatives aux signalements en notre nom, puis nous transmet les signalements.
Nous pouvons partager des données personnelles avec des consultants externes engagés pour mener des enquêtes indépendantes. Nous pouvons également partager des données avec un conseiller juridique qui nous représentera dans tout type de procédure judiciaire. Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles si une autorité légale ou réglementaire le demande.
Transferts de données
Nous sommes une organisation mondiale. Dans la mesure permise par le droit applicable, vos données personnelles peuvent être transférées, stockées ou consultées par le personnel de MCEB situé en Europe, aux États-Unis ou ailleurs dans le but de gérer le service d’assistance téléphonique et d’enquêter sur une allégation. Lorsque vos données personnelles sont transférées vers (ou accessibles depuis) un pays en dehors de l’UE pour lequel la Commission européenne n’a pas rendu de décision d’adéquation, nous veillerons à ce que des protections appropriées soient mises en œuvre pour protéger vos données personnelles, conformément aux lois applicables. Cela peut inclure des accords de transfert de données (intragroupe) intégrant les clauses contractuelles types de la Commission européenne, conformément à l’article 46 du RGPD, dont vous pouvez obtenir une copie en nous contactant, comme indiqué ci-dessous.
Sécurité et conservation
Nous déployons des efforts raisonnables pour assurer un niveau de sécurité selon le risque du traitement des données et avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles. Après la conclusion de l’enquête concernée, nous conserverons les données personnelles contenues dans un rapport de service d’assistance téléphonique, conformément à nos politiques de conservation des dossiers. Si l’enquête a pour conséquence une procédure disciplinaire ou judiciaire, nous pourrons être amenés à conserver vos données personnelles jusqu’à la conclusion de cette procédure et pendant la période autorisée par le droit applicable.
Vos droits
Sous réserve du droit applicable, vous pouvez avoir le droit de demander l’accès à et de recevoir des détails sur les données personnelles que nous conservons à votre sujet dans le cadre d’un signalement effectué par le biais du service d’assistance téléphonique. Vous pouvez également avoir le droit de demander que certaines données personnelles vous concernant soient rectifiées, effacées ou restreintes, conformément au droit applicable. Vous pouvez également avoir le droit de vous opposer à tout moment, pour des motifs légitimes, au traitement de vos données personnelles dans le cadre d’un signalement au service d’assistance téléphonique. Nous répondrons à vos questions ou plaintes relatives au traitement de vos données personnelles. Si vous n’êtes pas satisfait de nos réponses, vous pouvez consulter l’autorité de protection des données de votre pays. L’exercice de vos droits peut être restreint, si nécessaire, pour protéger les autres dans le contexte d’une allégation particulière. Pour exercer vos droits, envoyez un courriel à : [email protected]
Aucune représailles
MCEB ne tolère aucunes représailles de la part de quiconque contre une personne qui a signalé de bonne foi une violation potentielle ou qui a participé à une enquête de l’entreprise. MCEB prendra les mesures nécessaires au sein de MCEB pour éviter les représailles.
Comment nous contacter
Si vous avez des questions ou des commentaires sur le service d’assistance téléphonique, ou si vous souhaitez exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, de restriction ou d’opposition au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter [email protected]